De Belgische overheid voert vanaf 1 januari 2026 een belangrijke verplichting in: e-facturatie wordt in België de nieuwe norm voor alle B2B-transacties tussen btw-plichtige bedrijven. Papieren of pdf-facturen zijn dan niet langer toegestaan. Wie zaken doet in België moet klaar zijn voor deze digitale omschakeling.
Wat houdt e-facturatie precies in?
E-facturatie betekent dat bedrijven hun facturen voortaan elektronisch moeten opstellen en versturen in een gestructureerd formaat (UBL XML) via het PEPPOL-netwerk. De facturen komen dan terecht in de digitale brievenbus van het programma waar jij het acces point hebt geïnstalleerd. Dit netwerk automatische verwerking van facturen mogelijk, wat leidt tot minder fouten, snellere betaling en betere btw-controle.
Let op: een factuur in PDF of via e-mail telt vanaf 2026 niet meer als geldig.
Wie moet overschakelen?
De nieuwe regeling geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen in België, van eenmanszaken tot grote bedrijven. Ook buitenlandse bedrijven met een Belgische vestiging vallen onder deze verplichting. Enkel volledig btw-vrijgestelde organisaties zijn (voorlopig) uitgezonderd.
Wat zijn de voordelen?
Door over te stappen op e-facturatie België geniet je van:
- Snellere betalingen
- Minder administratieve fouten
- Automatische verwerking in je boekhoudsoftware
- Betere controle over btw-verplichtingen
Daarnaast biedt de overheid tot eind 2027 fiscale stimulansen, zoals:
- 20% verhoogde investeringsaftrek voor digitale tools
- 120% aftrekbaarheid van kosten voor erkende e-facturatietools
Wat moet je concreet doen?
Om in regel te zijn met de verplichting rond e-facturatie België, moet je enkele praktische stappen ondernemen. Het activeren van je Peppol access point is echter maar een klein onderdeel van de implementie.
Je facturen komen niet meer in je mailbox. Al nagedacht over een goedkeuringsflow? Betaal jij vanuit je boekhoudpakket, of hoe wil je dit doen? Wat al je niet in hetzelfde boekhoudpakket werkt van je boekhouder?
- Check je software: Ondersteunt jouw facturatiepakket UBL XML en PEPPOL?
- Koppel aan een PEPPOL Access Point: Dat kan via Adminfy of je softwareleverancier.
- Opleiding personeel: Zorg dat medewerkers de nieuwe facturatiemethode kennen en dat er een duidelijke werkflow is. Aangezien de facturen rechtstreeks in je boekhoudpakket komen zal je waarschijnlijk een digitale goedkeuringsflow moeten opzetten.
- Testfase 2025: Begin tijdig met testfacturen om fouten in 2026 te vermijden.
Gevolgen bij niet-naleving
Wie vanaf 2026 geen correcte e-facturatie toepast, loopt het risico op:
- Niet-aanvaarde facturen (en dus geen btw-aftrek)
- Vertragingen in betalingen
- Boetes bij btw-controles
Laat het zover niet komen: begin nu met voorbereiden.
Adminfy maakt e-facturatie eenvoudig
Adminfy begeleidt je stap voor stap richting een waterdicht facturatieproces. Van softwarekeuze tot implementatie en PEPPOL-integratie: wij zorgen dat jouw bedrijf klaar is voor 2026.
