Als zaakvoerder van een KMO weet je dat een goed boekhoud- of administratiesysteem geen overbodige luxe is. Maar met zoveel tools op de markt, is het niet altijd evident om de juiste keuze te maken. Bij Adminfy werken we dagelijks met verschillende pakketten zoals Billit, Yuki, Odoo en Exact Online. In deze blog vergelijken we deze vier tools zodat jij sneller kan bepalen welk systeem het best past bij jouw onderneming.
1) Billit
Voor wie?
Ideaal voor starters, freelancers en kleine KMO’s met eenvoudige facturatie- en aankoopstromen.
Sterktes
- Snelle en eenvoudige digitale facturatie
- Automatische verwerking van aankoopfacturen via OCR
- E-invoicing via Peppol
- Betaalbaar en snel opgestart
Beperkingen
- Beperkte boekhoudmogelijkheden, geen volwaardig ERP
- Niet geschikt voor complexe processen of meerdere gebruikers
- Duwt alles automatisch door naar het pakket van je boekhouder, maar het is wel eenrichtingsverkeer.
- Je ziet geen volwaardig resultaat in je dashboard omdat lonen, afschrijvingen,… bij de boekhouder worden geboekt en deze niet zichtbaar zijn in Billit
Prijs & schaalbaarheid
- Lage instapkost, maandelijkse licentie vanaf ± €15
- Minder geschikt om mee te groeien naarmate je bedrijf complexer wordt
Gebruiksvriendelijkheid
- Heel intuïtief, ook voor niet-boekhouders
- Webinterface is eenvoudig en overzichtelijk
Koppelingen
- Werkt goed samen met banken, boekhouders en platforms zoals Teamleader
- Export naar boekhoudsoftware is eenvoudig
Adminfy’s ervaring
Billit is een uitstekende keuze voor wie snel wil digitaliseren zonder complexe opzet. Wij raden het vaak aan voor starters of zelfstandigen in bijberoep.
2) Yuki
Voor wie?
Gemaakt voor KMO’s die hun boekhouding willen digitaliseren in samenwerking met een accountant.
Sterktes
- Volledig digitaal platform met automatische verwerking van documenten
- Continue samenwerking met je boekhouder via het platform
- Transparantie en duidelijke dashboards
Beperkingen
- Minder flexibel als je zelf veel wil aanpassen of manueel wil boeken
- Sterk afhankelijk van samenwerking met de accountant
Prijs & schaalbaarheid
- Prijs varieert, vaak via het boekhoudkantoor
- Geschikt voor kleine tot middelgrote bedrijven
Gebruiksvriendelijkheid
- Moderne interface, duidelijke flow
- Enkele beperkingen in manuele input kunnen frustrerend zijn voor gevorderde gebruikers
Koppelingen
- Koppelingen met banken, CRM-systemen en HR-tools
- Goede API voor integraties
Adminfy’s ervaring
Yuki werkt vlot in combinatie met een proactieve boekhouder. Voor ondernemers die liever minder zelf doen en vooral inzichten willen, is Yuki een aanrader.
3) Odoo
Voor wie?
Voor groeiende KMO’s, productiebedrijven of ondernemingen die op zoek zijn naar één geïntegreerd systeem.
Sterktes
- Alles-in-één ERP: boekhouding, CRM, stockbeheer, HR, projecten, enz.
- Volledig aanpasbaar aan jouw processen
- Open source structuur
Beperkingen
- Complexere opstart
- Vereist goede begeleiding of externe partner bij implementatie
- Hogere kostprijs in opzet en beheer
Prijs & schaalbaarheid
- Modulair prijsmodel, betaal per module
- Zeer schaalbaar, maar implementatiekost is hoger dan bij andere tools
Gebruiksvriendelijkheid
- Professionele interface, maar minder plug-and-play
- Opleiding of begeleiding is vaak nodig bij de start
Koppelingen
- Koppelingen mogelijk met zowat alles, maar vereist technische setup
- API is zeer krachtig
Adminfy’s ervaring
Odoo is krachtig en veelzijdig. We raden het vooral aan voor bedrijven met meerdere processen die onder één dak beheerd willen worden. Met de juiste set-up is het een enorm sterke tool. De implementatie is echter complex en het is zinvol om op zoek te gaan naar een partner om je hierin te begeleiden (bv. Callista, Dynapps,…).
4) Exact Online
Voor wie?
Voor KMO’s met behoefte aan een doorgedreven in-house boekhouding, opvolging en rapportering.
Sterktes
- Sterke en complete boekhoudmodule
- Zeer geschikt voor een samenwerking met externe accountant in hetzelfde systeem
- veel modules en externe add-ons (projecten, CRM, timetracking,…)
Beperkingen
- Interface voelt soms verouderd aan
- Niet altijd even intuïtief voor nieuwe gebruikers
- Prijs stijgt snel naarmate je meer modules nodig hebt
Prijs & schaalbaarheid
- Basislicenties vanaf ± €39/maand
- Schaalbaar, maar opletten voor bijkomende kosten
Gebruiksvriendelijkheid
- Minder intuïtief dan Billit of Yuki
- Wel veel functies voor gevorderden
Koppelingen
- Zeer goede integraties met banken, CRM-systemen, salarissoftware, enz.
- Goede samenwerking met boekhoudkantoren
Adminfy’s ervaring
Exact Online is een solide keuze voor bedrijven die meer uit hun boekhouding willen halen. Mits goede begeleiding is het een betrouwbare partner op lange termijn.
Er is geen one-size-fits-all. Elk bedrijf heeft andere noden. Bij Adminfy helpen we je graag bij het kiezen, instellen en beheren van het pakket dat het best past bij jouw onderneming. Heb je vragen of wil je samen bekijken wat voor jou het beste werkt? Laat het ons weten.
